Constantemente, recebo a pergunta: Mauricio, qual a melhor ferramenta de gestão de OKRs?
Vamos a resposta.
A verdade é que existem várias soluções viáveis, entretanto, muitas vezes se faz necessário o uso de mais de uma ferramenta para contemplar atributos que considero fundamentais:
Flexibilidade para fazer ajustes e adaptações. Dependendo da dinâmica e do modelo de negócio de cada empresa é preciso adaptar conceitos e soluções. Não permitir isso inviabiliza em muitos casos o uso completo da ferramenta.
Liberdade para comunicação. O processo de construção e gestão dos OKRs é algo que deve ser feito a várias mãos, portanto, ter um mecanismo livre e organizado para comunicação é primordial.
Abertura para integrações. Muitos times já utilizam outras plataformas para fazer a gestão de suas atividades, rotinas e indicadores. Poder integrar essas soluções à ferramenta de OKRs amplia e muito a sua aceitação.
Atualmente no mercado, existe uma gama de empresas que oferecem soluções prontas para a gestão de OKRs. Várias funcionalidades que se assemelham inclusive a uma rede social. Entretanto, a maioria delas é rígida quanto à possibilidade de se fazer ajustes e pecam no excesso de informações e distrações, além de poucas terem abertura para integrações.
Diante disso, apresento as 3 ferramentas que mais utilizo nos processos de aprendizagem e de adoção da metodologia OKR e que contemplam esses três atributos quando utilizadas em conjunto. A terceira em especial é relativamente nova e pouco conhecida, mas já desponta como a minha favorita.
#1 Google Workplace (antigo G Suite)
Disponível para todas empresas que possuem conta na Google, o Workplace é simples, fácil, intuitivo, flexível para fazer ajustes e adequações, permite comunicação através dos comentários e consegue entregar um número limitado de integrações. Recomendo a todas empresas que estão iniciando o processo de adoção dos OKRs que utilizem as soluções do Google Workplace. Essa é a ferramenta mais simples e ágil para se testar e validar o melhor modelo e o melhor processo de utilização dos OKRs. Permite fazer ajustes e correções de forma rápida, sem necessidade de programação ou manipulação de banco de dados.
#2 Miro
O Miro funciona como uma enorme lousa digital onde os times podem de forma interativa fazer todo o processo de construção dos OKRs. São diversas as soluções que permitem os times terem uma visão mais ampla de como os OKRs de diferentes áreas se alinham, podendo ser feita a construção de modelos mentais (Mind Map) que comunicam a estratégia em diferentes níveis: estratégico, tático e operacional. Além disso, muitos times utilizam o Miro como ferramenta de apoio a gestão de outras metodologias ágeis que operam em conjunto com os OKRs, como o Kanban.
#3 Coda.io
Essa é umas das soluções mais recentes e vem se tornando uma das minhas preferidas. A ferramenta funciona na lógica de tabelas e se assemelha um pouco com o Excel (ou Google Sheets), mas com muito mais liberdade de criação. É possível criar diferentes seções, explorando bastante aspectos visuais como emojis, ícones e cores, além de permitir o uso de fórmulas robustas na definição dos KRs. Além disso, é possível integrar a ferramenta ao Workplace, Miro, Jira, Slack e diversas outras plataformas já utilizadas pelas equipes. Apesar de exigir pessoas mais técnicas dedicadas à construção e a evolução da ferramenta, algumas empresas que acompanho já estão utilizando o Coda como solução principal e estão adorando. Vale a pena dar uma conferida.
Como dito inicialmente, talvez não exista hoje a melhor ferramenta de gestão de OKRs que contemple todos atributos mencionados em uma só lugar. Existem várias outras possibilidades de soluções que não foram apresentadas aqui e que funcionariam muito bem. Porém, o mais importante é entender que a metodologia OKR é uma abordagem de gestão viva, que está em constante evolução e que vai demandar ferramentas que também evoluam e que se adaptem a realidade e a dinâmica de cada empresa.
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